¿Quiere cuidar bien sus vehículos?

La Administración de Flotas comprende todas las acciones necesarias para mantener y operar equipamiento de transporte a lo largo de su vida útil; desde su adquisición hasta su disposición final.

Varios son los pilares de este gerenciamiento específico: mantenimiento-reparaciones, control de inventario, capacitación y asuntos de seguridad. La profesionalización de la gestión de Flota implica un plan. Y para ello, se sugieren las acciones fundamentales para la mejora continua.

Muchas veces las organizaciones, al buscar el incremento de sus ventas y mejores utilidades, ponen menor atención a aspectos que parecen menores pero hacen posible esos objetivos. El foco en las operaciones de las flotas es uno de esos fenómenos, en particular en aquellas empresas en que la buena gestión de flotas no forma parte de la misión de la misma.

Este informe se centrará en la Administración de Flotas, que comprende todas las acciones necesarias para mantener y operar equipamiento de transporte a lo largo de su vida útil; desde su adquisición hasta su disposición final.

En este espacio de gestión tan particular en las compañías, hay varios pilares: mantenimiento, reparaciones, control de inventario, capacitación y asuntos de seguridad.

El “antes”

Comenzaremos por enumerar los problemas habituales en la Administración de Flotas cuando no es entendida como una gestión sistemática. En términos de Administración y control, en empresas así la mirada profesional sobre las flotas no forma parte de la misión de la empresa, por lo que el control de costos es deficiente; y las causas enumeradas, arbitrarias.

Descolla, en este marco, una pobre integración entre mantenimiento y compras, ningún sistema informático esta específicamente orientado a ella, y por tanto, entre otras cosas, falta información histórica para tomar desiciones correctas.

Por otra parte, el personal no esta capacitado, aparecen múltiples decisores de compras y responsables. Falta la cultura de aceptar estándares e indicadores.

Enfrentar el fenómeno como experto o consultor es entrar en una heterogeneidad de flotas y estándares de mantenimiento que pueden imposibilitar toda prevención, las instalaciones son de baja capacidad o están descentralizadas (múltiples bases).

Estos hechos reiteran y agudizan la desinformación sobre el ciclo de vida de los repuestos y accesorios, y por tanto estas compañías en general carecen de políticas de mantenimiento preventivo.

El “después”

Contra este panorama insostenible en la Argentina de hoy, la Administración de la Flotas profesionalizada implica un plan. Y para ello desde estas paginas se sugiere que por lo menos debe contemplar las siguientes acciones fundamentales para la mejora continua:

1)Administración y control: Para reducir los costos e incrementar la productividad se requiere la participación del departamento de administración y control para que procesen los informes detallados que sean requeridos para identificar las áreas problema, tales como kilometrajes fuera de ruta, abusos en gastos de neumáticos, combustible, accesorios, mantenimiento de unidades. Dichos rubros son de vital importancia para identificar los equipos que requieren atención adicional de la Administración. Una vez que las áreas problema han sido identificadas las decisiones deben tomarse y llevarse a cabo las acciones correctivas pertinentes.

Resulta útil la implementación de indicadores de gestión a nivel gerencial y operativo. Los indicadores de gestión de flotas deben estar adecuadamente definidos y se debe establecer para cada uno, una periodicidad de reporte adecuada. Estos indicadores deben estar en el marco de un plan estratégico de gestión de flota que incluya objetivos mensurables a corto y mediano plazo. Los indicadores de gestión se manejan dinámicamente con el desarrollo e implantación de sistemas informáticos de gestión de flotas.

2) Mantenimiento preventivo de vehículos: Durante la operación del transporte, se pueden obtener grandes ahorros por medio de un programa efectivo de mantenimiento preventivo. Para ello, se recomienda que:

• Las unidades motrices, remolques o equipos de refrigeración se revisan mediante una programación periódica; si existiesen problemas durante la revision, estos deben ser diagnosticados en las etapas tempranas antes de que ocacionen mayores fallas en el camino.

• Efectuar los cuidados del motor y cambios regulares de aceite, así como un análisis del mismo.

• Cuidar el exceso de velocidad al conducir, ya que dicho exceso incrementa los costos neumáticos, motor, reparaciones de componentes mayores y el consumo de combustible, entre otros.

3) Mantenimiento y control de neumáticos:

Para conseguir en el vehículo la economía de combustible o el ahorro en el kilometraje recorrido por cada neumático, se debe concientizar a los conductores para que revisen la presión de los mismos diariamente, tal acción materialmente reducirá las pinchaduras y malas reparaciones. Es conveniente inventariar los neumáticos montados y llevar un control del kilometraje recorrido. Controlar la compra de neumáticos en el camino puede ayudar también a reducir los costos.

4) Control de combustible: La administración de combustible del total de la flota puede dividirse en dos áreas:

a. Requerimientos de combustible por volumen en la base. La mayoría de las flotas grandes tienen programas de administración de combustible, por medio del autosuministro o compras por volumen, lo cual reduce el precio de este.

b. Compra de combustible en camino. Este método para ahorrar en la compra de combustible consiste en contratar los suministros con estaciones de servicio por volumen o por medios electrónicos que permitirán un mayor control en el suministro de combustible.

5) Especificación del equipo y técnicas y procedimientos de compras: Para la adquisición o contratación de unidades, los equipos elegidos deben contener las especificaciones exactas para efectuar el trabajo asignado; la economia en el consumo de combustible puede ser incrementada usando el tren motriz adecuado; también debe evaluarse el equipo de arrastre (cajas, plataformas, tipo de carga, áreas de carga y descarga), tomando en cuenta las restricciones que se tienen en las normas y reglamentos (alto, ancho, largo, peso bruto vehicular, circulación por tipo de camino, etc). Además debe tomarse en cuenta, donde serán usados los vehículos (área metropolitana o carretera). Estas características deben anotarse en una Hoja de Especificaciones.

Los proveedores deben ser instruidos para emitir cotizaciones en forma desglosada de acuerdo a la Hoja de Especificaciones, facilitando la comparación en los pedidos, que permita al personal de operaciones tomar mejores decisiones relativas a la adquisición de equipo.

6) Utilización del equipo: No puede tenerse exceso de vehículos o equipo sin usar, aun cuando fluctúen los requerimientos de la operación. El personal encargado de la flota debe encontrar la mejor combinación de unidades propias o contratadas y considerar la contratación adicional de unidades que cubran los requerimientos inusuales o los picos de demanda.

7) Planificación de rutas

8) Implementación de sistemas informáticos:

La Administración de Flotas consiste en conocer toda la actividad operativa y administrativa de la empresa en relación a la flota; desde el control de los gastos fijos de los vehículos (seguro, patente, etc.) los gastos directos variables (combustible, neumáticos, lubricantes, etc..) hasta los gatos indirectos (personal, alquiler, consumibles, etc.) que componen los gastos de una flota. Para llevar a cabo esta tarea en forma eficiente se requiere contar con herramientas informáticas que permitan no solamente administrar trabajos o registrar eventos ocurridos, sino que permitan analizar la información de manera ágil y dinámica.

9) Seguridad y prevención de accidentes:

La mayoría de las empresas tienen programas de prevención de accidentes, y revisiones de estos; dichas revisiones pueden mostrar si el programa cumple o no con los objetivos deseados. Un programa de prevención de accidentes puede generar beneficios substanciales si es estructurado y administrado apropiadamente.

10) Selección y entrenamiento de personal:

Esta es la fase más importante del plan de acción, ya que la gente determina el éxito o fracaso de cualquier programa, por lo que, el personal que sea contratado, debe ser quien tenga mayor experiencia, mejores antecedentes, con actitud de servicio, particularmente con los conductores, ya que no solo desarrollan una función vital en la operación, sino que generalmente son los embajadores de la compañía ante los clientes.

No cualquiera “conduce”

Los candidatos deben elegirse por medio de exámenes por escrito y pruebas practicas en ruta o carretera para determinar el grado de conocimientos, destrezas y habilidades de manejo.

Antes de la contratación, se deberá revisar el historial de trabajo, verificar la credibilidad de los datos contenidos en la solicitud de trabajo. Ya contratados, a todos los operadores se les debe proporcionar información completa de empleo de la empresa y políticas de personal, beneficios y compensaciones, procedimientos, técnicas de conducción profesionales, eficiencia de combustible en motores, entre otras.

En general, el conductor debe tener un buen entendimiento de lo que se requiere de él, antes de salir de la base en el primer viaje.

El tiempo invertido en entrenamiento es tiempo ahorrado en acciones correctivas. La función primaria de los ejecutivos de logística, transporte, distribución, es entregar el producto al ultimo consumidor de la forma mas eficiente posible reflejando el trabajo bien hecho.

Cuando los repuestos son importados

Caso Brinks

Por Alberto Jorge Patiño (Administración de Flotas de Brinks Argentina).

En Brinks Argentina contamos con una flota de 140 unidades; el 90% de las mismas son camiones electronicos marca International; los repuestos a utilizar son del mismo origen: no existen representantes locales de esta empresa, con lo cual la tarea de hacerse de los insumos requiere tener un elevado orden para sostener un costo financiero bajo en el almacen de repuestos.

¿Cómo conservar en buen estado una flota de vehículos de tal envergadura?¿Cómo brindar la mejor asistencia para cumplir el mejor de los servicios empresariales? ¿Es posible bajar los índices de siniestralidad?

Hace unos anos el trabajo en el área de la Administración de flotas se desarrollaba en forma manual, con ayuda de planillas dedicadas a cada vehículo. Ahora bien, desde la incorporación de los sistemas desarrollados específicamente para este fin, la carga adecuada y muchas veces inexacta de datos, pertenece al pasado.

La automatización de la gestión, en este caso, nos ha redundado en varias mejoras: mayor precisión en el orden de tareas, eficaces mediciones de las reparaciones requeridas, cálculo de los costos de las mismas.

Ahora se confeccionan presupuestos de gastos coherentes, a lo que se suma la posibilidad de elaborar un cronograma de frecuencia de reparaciones futuras, generar avisos para la realización de los servicios preventivos; conocer, calcular y prever el consumo de combustible que la flota demande, conocer los costos por hora de marcha o por Km., etc.

Por su parte, los sistemas del mercado hoy permiten establecer efectivamente el aprovechamiento en el uso de las cubiertas, y obtener la posibilidad de conocer ubicación (unidad y eje en que se encuentra instalada), posibles rotaciones a realizar, proveedor de origen y amortización de cada neumático x Km. Rodado.

Todo bajo control, podría resumirse lo expuesto, obligación del logista actual.

tomado9 Textalmente de: http://www.logisticamx.enfasis.com/notas/3812-quiere-cuidar-bien-sus-vehiculos